7 tips om snel op te schalen

Leestijd: ongeveer 5 minuten.                                  Houd mij op de hoogte.

 Digitale leiders ontwerpen en ontwikkelen vastberaden de processen en genereren daardoor hoge snelheid in innovatie. Digitale leiders zijn in tegenstelling tot nieuwe ondernemingen als Uber en Spotify, ondernemingen die in staat zijn zich snel aan te passen. Zij weten wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen. Binnen de zorgsector werkt men vanuit een sterk geprotocolleerde omgeving die over schotten of afdelingen heen moeten werken is en dat is een grote opgave. Toch is dit precies de opgave waarvoor de zorg zich de komende 10 jaar gesteld ziet. De digitale transitie gaat hard en vraagt veel van zorgprofessionals. Hoe kun je het tempo bijbenen en opschaling van betekenisvolle vernieuwingen realiseren?. De sleutel ligt in breed gedragen plan met kort-cyclische verandertrajecten die snel resultaten geven. Hierbij vindt u het 7-tal aanbevelingen om snel te schakelen.

Medewerkers willen het “wat” én “waarom” weten

Definieer duidelijk waarom uw zorginstellingen zich moet vernieuwen en kies het gemeenschappelijk doel. Vanuit welk perspectief wordt de verandering van zorgprocessen vormgegeven. Maak de medewerkers aannemelijk waarom dit juist nu belangrijk is. Zonder een duidelijk doel en een gevoel van urgentie is de verandering van zorgprocessen een kostbare afleiding die weinig of geen relevante oplossingen biedt.

Verandering is de constante

Het aanpassen van zorgprocessen is een verandertraject, dat gekenmerkt wordt door tijd, geld en inspanning.  De tijd dat organisaties zich een grote reorganisatie kon veroorloven om weer 15 jaar vooruit te kunnen is voorgoed voorbij. Dat betekent ook dat het team tijd beschikbaar heeft naast de dagelijkse werkzaamheden. Bemens het team met de benodigde skills zowel vanuit zorgperspectief, bedrijfsperspectief en client/patient perspectief. Het is een multidisciplinair proces waarbij IT en HR afdelingen deel van uitmaken en de Privacy Officer de grenzen maar vooral ook de mogelijkheden kan duiden. Zorg voor de gezamenlijkheid van het dragen van de lasten, in tijd, geld en inspanning. En onthoud dat het een continu proces is.

Vorm A-teams; verschillende karakters voor buitengewone zaken

Digitale leiders hebben vaak een extreme klantfocus. Kenmerkend is dat zij direct de klanten/client/patiënt betrekken in de ontwerpfase en dit blijven doen tot aan de evaluatie van de geïmplementeerde oplossing. Vandaar dat de samenstelling van het team naast de zorgmedewerkers en bedrijfskundigen ook de patiënt vertegenwoordigd hoort te zijn. Belangrijk binnen het team is de dynamiek, het gevoel dat men gewaardeerd wordt door de verschillen en concrete bijdragen aan anderen. En dat de ontplooide activiteiten van vandaag een bijdrage leveren aan de realiteit van morgen. Dat is dus ook de individuele opgave van de team leden. Hoewel het integreren van zorgprocessen een sterke inhoudelijke component heeft, is het vooral een samenspel in het team en de aansluiting met de partijen daarbuiten. Vertrouwen in elkaar versterkt het team. Alignement tussen gevoelens, gedachten en acties om het doel te bereiken is daarvoor van belang. Zeker in het begin van de teamontwikkeling moet hier aandacht voor zijn.

Trust the process

Het ontwikkelen van zorgprocessen verloopt in fasen. Van het mobiliseren van het team, het begrijpen van de vraagstelling, het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal, naar ontwerp implementatie en managen van het proces. Elk van de onderdelen vragen tijd maar hebben hun eigen dynamiek. Juist analyse en ontwerp vragen tijd binnen het team; om te exploreren buiten de status quo moet men meerdere ideeën uit werken in plaats van te snel verliefd worden op dat ene idee. Implementatie en managen vragen aansluiting met de rest van de organisatie; om het oude door het nieuwe te vervangen maar ook adaptief vermogen te implementeren.

Besluitvorming

Om snelheid te behouden is het van belang waar besluiten kunnen worden genomen goed in te richten. Door het team goed samen te stellen is het mogelijk de besluitvorming laag in de organisatie te brengen in de wetenschap dat de belangen van de stakeholders goed vertegenwoordig zijn. 

Winst en verliesrekening

Indien processen over 0de, 1ste, 2de en 3de lijn impact hebben is ook de financiering van deze partijen van belang. De initiële kosten dienen verdeelt te worden maar ook wel de verdeling van de kosten en daaraan gerelateerde opbrengsten over de partijen. Bestuurders en zorgverzekeraars dienen hierover afspraken te maken teneinde het project te stimuleren. Het financieringsmodel van Focuscura kan hierbij als leidraad dienen.

Kies een regisseur

Zorg voor een regisseur in de transitie. Een partij die verbindend werkt bij de betrokkenen en die het vertrouwen wint. Die de win-win voor partijen in het oog houdt en daarop stuurt. Ervaring met transitieprocessen is belangrijk. Meer nog geeft een goede scan of diagnose inzicht waar de acceleratie mogelijk is en waar eerst barrières geslecht moeten worden om dan voorwaarts te gaan. Immers middelen zijn schaars in zorgorganisaties. 

Eli Berkelmans 

Sander Ruiter

Wil je meer weten neem vrijblijvend contact op met eli.berkelmans@mmi-group.nlof via de contactpagina.